NEAR提供「目錄瀏覽」及「目錄搜尋」等二種查詢模式。「目錄瀏覽」適用於當您不瞭解資料庫內容、沒有明確目標或者不確定要用什麼字詞檢索時。如果您已經有明確、特定的需求，建議您使用「目錄搜尋」，可以快速方便找到您所需要的檔案，以下就分別介紹這二種查詢模式。

一、目錄瀏覽

「目錄瀏覽」是以直接點選方式提供「機關檔案目錄瀏覽」及「機關分類表瀏覽」，提供點選查看機關名稱或分類項目。

1 .機關檔案目錄瀏覽

「機關檔案目錄瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄，點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延，其下是以中央及地方機關之組織層級進行排序，點選特定機關後，會依檔案產生期間及檔案產生日期由近至遠進行排序，呈現該機關之檔案目錄（如圖1至圖2）。

圖1　機關檔案目錄瀏覽畫面步驟1

圖2　機關檔案目錄瀏覽畫面步驟2

2 .機關分類表瀏覽

「機關分類表瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關的檔案分類表，點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延，方便瀏覽及下載各機關歷次修訂的檔案分類表，並可依照檔案分類號或類目名稱瀏覽相關之檔案目錄（如圖3至圖4）。

圖3　機關分類表瀏覽畫面步驟1

圖4　機關分類表瀏覽畫面步驟2

圖5　機關分類表瀏覽畫面步驟3

二、目錄搜尋

「目錄搜尋」是以關鍵字詞檢索檔案，可再細分「簡易搜尋」及「進階搜尋」二種。

1.簡易搜尋

在空白欄中輸入想要查詢的字詞，如「颱風」、「埔里」等，就可以找到相關的檔案。此外，如果輸入關鍵詞搜尋的資料量太多，NEAR 也有提供多個字詞的查詢，以限縮您的查詢範圍，只要在兩個以上的字詞中間以一個空格隔開就可以了，如「內政部 地方自治」，表示查詢的目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」二個字詞。此外，為方便您瀏覽檢索結果， NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式（圖6）。

圖6  簡易搜尋畫面

2 .進階搜尋

如想要找尋特定檔案或指定特定欄位進行比較精確之查詢，建議使用進階搜尋方式（圖7）。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢，如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位（如有多個字詞，則二個字詞中間以一個空格隔開）。如果您想要排除查詢某些字詞，可以在「但不包含」之空白欄中， 輸入想要排除之相關字詞即可。您甚至可進一步加上特定機關（圖8）、特定期間（圖9）及特定檔號（圖10）進行縮小範圍查詢，讓查詢結果更加精確。系統並提供相關機關全銜清單，請點選想要查詢的機關名稱，系統會自動將選擇之機關名稱帶入進行查詢 。若您勾選「含所屬機關」之選項，就可以查詢該機關及其所屬機關所管有之檔案目錄。此外，也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名稱之檔案目錄 （圖11至圖13）。同樣地，為方便您瀏覽檢索結果，NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式。

圖7  進階搜尋畫面

圖8  搜尋字詞加上特定機關之進階搜尋畫面

圖9  搜尋字詞加上特定期間之進階搜尋畫面

圖10  搜尋字詞加上特定機關及檔號之進階搜尋

圖11  分類號搜尋操作步驟1

圖12  分類號搜尋操作步驟2

圖13  分類號搜尋操作步驟3

3 .縮小查詢結果

若您搜尋出的查詢結果筆數過多，如利用進階查詢以「計畫」為關鍵字詞進行搜尋，檢索到之資料筆數為15,869,360筆，這時可利用畫面最上方或最下方之限縮搜尋結果功能，輸入另一個關鍵字，再點按「搜尋」，就可以再縮小查詢結果（如圖14及圖15）。

圖14  縮小查詢結果目錄筆數步驟1

圖15  縮小查詢結果目錄筆數步驟2

《以上資料取自機關檔案目錄查詢網(NEAR)》