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福建高等檢察署金門檢察分署:回首頁

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NEAR檔案目錄查詢操作說明

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:108-8-15
  • 資料點閱次數:44

  目錄查詢方式

NEAR提供「目錄瀏覽」及「目錄搜尋」等二種查詢模式。「目錄瀏覽」適用於當您不瞭解資料庫內容、沒有明確目標或者不確定要用什麼字詞檢索時。如果您已經有明確、特定的需求,建議您使用「目錄搜尋」,可以快速方便找到您所需要的檔案,以下就分別介紹這二種查詢模式。

一、目錄瀏覽

「目錄瀏覽」是以直接點選方式提供「機關檔案目錄瀏覽」及「機關分類表瀏覽」,提供點選查看機關名稱或分類項目。

1 .機關檔案目錄瀏覽

「機關檔案目錄瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄,點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延,其下是以中央及地方機關之組織層級進行排序,點選特定機關後,會依檔案產生期間及檔案產生日期由近至遠進行排序,呈現該機關之檔案目錄(如圖1至圖2)。

機關檔案目錄瀏覽畫面步驟1

圖1 機關檔案目錄瀏覽畫面步驟1

機關檔案目錄瀏覽畫面步驟2

圖2 機關檔案目錄瀏覽畫面步驟2

2 .機關分類表瀏覽

「機關分類表瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關的檔案分類表,點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延,方便瀏覽及下載各機關歷次修訂的檔案分類表,並可依照檔案分類號或類目名稱瀏覽相關之檔案目錄(如圖3至圖4)。

機關分類表瀏覽畫面步驟1

圖3 機關分類表瀏覽畫面步驟1

機關分類表瀏覽畫面步驟2

圖4 機關分類表瀏覽畫面步驟2

機關分類表瀏覽畫面步驟3

圖5 機關分類表瀏覽畫面步驟3

二、目錄搜尋

「目錄搜尋」是以關鍵字詞檢索檔案,可再細分「簡易搜尋」及「進階搜尋」二種。

1.簡易搜尋

在空白欄中輸入想要查詢的字詞,如「颱風」、「埔里」等,就可以找到相關的檔案。此外,如果輸入關鍵詞搜尋的資料量太多,NEAR 也有提供多個字詞的查詢,以限縮您的查詢範圍,只要在兩個以上的字詞中間以一個空格隔開就可以了,如「內政部 地方自治」,表示查詢的目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」二個字詞。此外,為方便您瀏覽檢索結果, NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式(圖6)。

簡易搜尋畫面

圖6  簡易搜尋畫面

2 .進階搜尋

如想要找尋特定檔案或指定特定欄位進行比較精確之查詢,建議使用進階搜尋方式(圖7)。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢,如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位(如有多個字詞,則二個字詞中間以一個空格隔開)。如果您想要排除查詢某些字詞,可以在「但不包含」之空白欄中, 輸入想要排除之相關字詞即可。您甚至可進一步加上特定機關(圖8)、特定期間(圖9)及特定檔號(圖10)進行縮小範圍查詢,讓查詢結果更加精確。 如果您想找尋特定機關,但不確定機關的全銜名稱,可點按「機關搜尋」,例如輸入查詢字詞「文化局」,系統將提供相關機關全銜清單,請點選想要查詢的機關名稱,系統會自動將選擇之機關名稱帶入進行查詢 (如圖11至圖14)。若您勾選「含所屬機關」之選項,就可以查詢該機關及其所屬機關所管有之檔案目錄。此外,也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名稱之檔案目錄 (圖15至圖18)。同樣地,為方便您瀏覽檢索結果,NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式。

進階搜尋畫面

圖7  進階搜尋畫面

搜尋字詞加上特定機關之進階搜尋畫面

圖8  搜尋字詞加上特定機關之進階搜尋畫面

搜尋字詞加上特定期間之進階搜尋畫面

圖9  搜尋字詞加上特定期間之進階搜尋畫面

搜尋字詞加上特定機關及檔號之進階搜尋

圖10  搜尋字詞加上特定機關及檔號之進階搜尋

機關搜尋操作步驟1

圖11  機關搜尋操作步驟1

機關搜尋操作步驟2

圖12  機關搜尋操作步驟2

機關搜尋操作步驟3

圖13  機關搜尋操作步驟3

機關搜尋操作步驟4

圖14  機關搜尋操作步驟4

分類號搜尋操作步驟1

圖15  分類號搜尋操作步驟1

分類號搜尋操作步驟2

圖16  分類號搜尋操作步驟2

分類號搜尋操作步驟3

圖17  分類號搜尋操作步驟3

分類號搜尋操作步驟4

圖18  分類號搜尋操作步驟4

3 .使用偏好

「使用偏好」提供您設定查詢結果的每頁顯示筆數、排序方式及其他功能選項,只要於特定選項小方框中打勾,點按「偏好設定完成」,儲存設定,就可一次針對「簡易搜尋」及「進階搜尋」完成使用偏好的設定(如圖19)。

 

目錄搜尋中使用偏好之畫面
圖19  目錄搜尋中使用偏好之畫面

4 .縮小查詢結果

若您搜尋出的查詢結果筆數過多,如利用進階查詢以「金檔獎」為關鍵字詞進行搜尋,檢索到之資料筆數為30,177筆,這時可利用畫面最上方或最下方之限縮搜尋結果功能,輸入另一個關鍵字,再點按「搜尋」,就可以再縮小查詢結果(如圖20及圖21)。

縮小查詢結果目錄筆數步驟1

圖20  縮小查詢結果目錄筆數步驟1

 縮小查詢結果目錄筆數步驟2

圖21  縮小查詢結果目錄筆數步驟2

 

《以上資料取自機關檔案目錄查詢網(NEAR)─使用說明》

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